Fiche prospect : définition, exemple et données à noter pour la prospection

Qu'est-ce qu'une fiche prospect ?#

Le prospect est un client potentiel, pas encore client. Ici, c'est un établissement (un garage, un restaurant), pas une personne.

On l'appelle aussi fiche de prospection commerciale. Elle a la même structure pour tous les prospects, et sert à une seule chose : décider qui appeler et quoi lui dire. Elle précède la vente : une fiche client, elle, suit quelqu'un qui a déjà acheté.

Exemple de fiche prospect rempli, champ par champ#

L'exemple ci-dessous est fictif. Le garage n'existe pas, le SIRET est volontairement faux et les dates n'ont pas d'année. Ce modèle de fiche se recopie tel quel dans Excel ou un document, et les coordonnées du garage se remplacent par celles de votre prospect.

Dans Excel ou Google Sheets, créez une colonne par champ et une ligne par prospect. Séparez la date du prochain rappel de l'action à faire : vous pourrez trier vos relances par date.

Le SIRET identifie un établissement précis, pas l'activité. Vérifiez que vous avez celui du lieu que vous appelez, pas seulement celui du siège de l'entreprise. Si vous partez d'un nom, voici comment trouver le SIRET d'une entreprise gratuitement.

Pourquoi le SIRET du siège ne suffit pas

Les neuf premiers chiffres du SIRET sont le SIREN de l'entreprise ; les cinq derniers forment le NIC (numéro interne de classement de l'établissement). Le NIC ne contient aucun code sur l'activité ni sur la localisation, d'après l'Insee. Dans un test Scalon du 14 octobre 2026 sur 2 420 entreprises de France repérées sur Google, le bon SIRET n'était pas celui du siège pour plus d'1 entreprise sur 6.

La ligne « activité réelle » existe pour la même raison, à côté du code NAF (le code de l'activité principale déclarée). Le code dit ce que l'entreprise a déclaré, pas ce qu'elle fait aujourd'hui. Un garage peut avoir arrêté la carrosserie sans changer son code.

Trois lignes séparent une fiche utile d'une page décorative.

Le motif. « Oui » ne suffit pas. Le motif dit en une phrase pourquoi l'établissement entre dans votre cible, et un collègue peut le contester.

La source datée. Chaque donnée porte son origine et sa date. Une information sans source ne se vérifie pas ; une information sans date ne dit pas si elle est encore vraie.

La prochaine action datée. Elle transforme les informations en travail, même si c'est « ne pas rappeler avant juin ». Une fiche sans prochaine action est une fiche oubliée.

Les autres champs se retrouvent dans tout modèle gratuit. Ces trois-là demandent un effort de plus, et rendent la page utile.

Comment créer une fiche prospect efficace ?#

Pour créer une fiche prospect efficace, partez de la décision qu'elle doit permettre : qui appeler, et quoi lui dire. Reprenez les champs du modèle et, pour chacun, demandez-vous s'il sert à choisir qui appeler, à préparer l'échange ou à prévoir la suite. Supprimez les autres : une page se relit avant chaque appel, trois pages ne se relisent pas.

« Garage » n'est pas un motif, c'est le nom d'une activité. « Garage indépendant, deux ponts, ouvert le samedi, hors réseau constructeur » en est un. Il dit ce que vous avez vu, et ce que vous direz en ouvrant l'appel.

Monter ces pages à la main prend du temps : il faut ouvrir la carte en ligne, le site, le répertoire des entreprises, puis recopier les informations. Sur une longue liste, ce temps s'accumule vite. Mesurez-le sur votre propre travail avant de décider ce que vous gardez.

Utiliser la fiche pendant l'appel et la relance#

Elle sert surtout à trois moments.

Avant l'appel, relisez trois lignes : le motif, les signaux, le dernier échange. Elles vous donnent votre première phrase, un constat plutôt qu'une question : « J'ai vu que vous travaillez toutes marques, que vous ouvrez le samedi et que les rendez-vous se prennent par téléphone. » Puis posez la question notée dans la fiche. Notre script de prospection téléphonique déroule l'appel complet qui part de ce constat.

Pendant, notez ce que dit l'interlocuteur, mot pour mot si possible. Une objection notée telle quelle se traite mieux à la relance.

Après, datez l'échange et écrivez la prochaine action. Le geste est le même pour un appel, un e-mail ou une visite. Il assure le suivi de la relation commerciale.

Sur une campagne de prospection, ces pages servent aussi à mesurer. Comptez les actions commerciales par étape. Vous voyez où les prospects s'arrêtent dans votre cycle de vente, et votre taux de conversion d'une étape à l'autre.

Elles ne promettent rien sur le résultat ; elles montrent où le travail des commerciaux bloque.

Fiche prospect, fiche client, fichier de prospection : quelle différence ?#

La fiche prospect décrit un seul prospect, sur une page. La fiche client décrit un client déjà acquis : historique d'achat, relation client, service après-vente ; un prospect qui signe passe de la première à la seconde.

Le fichier de prospection rassemble tous vos prospects, souvent plusieurs centaines de lignes ; chaque fiche en décrit un seul. On remplit une fiche avant un appel ; on construit le fichier avant une campagne, et c'est un autre chantier : choisir la cible, les sources, le volume. Notre guide du fichier de prospection B2B explique comment le créer ou l'acheter.

Tableau de prospection, Excel ou CRM : où garder vos fiches ?#

Vos fiches peuvent vivre à trois endroits, selon votre volume et la taille de votre équipe.

Le document, une page par prospect. C'est la forme du modèle ci-dessus. Pratique pour préparer un appel, pénible dès qu'il faut comparer vingt prospects.

Le tableau de prospection, une ligne par prospect, sur Excel ou Google Sheets. Chaque colonne reprend un champ. On voit tout le fichier d'un coup, on trie par date de prochaine action, on filtre par zone.

Le CRM (customer relationship management, un logiciel de gestion de la relation client). Ce logiciel CRM garde l'historique de chaque échange, envoie des rappels, signale les doublons et partage les dossiers entre commerciaux.

Un repère, pas une règle : un tableur suffit tant que vous prospectez seul et que chaque ligne porte une date de prochaine action. Le CRM prend le relais quand les relances s'oublient, ou quand plusieurs commerciaux travaillent la même base de données. Mettre en place un CRM demande du temps : il se justifie quand le tableur ne suffit plus.

Un bon tableau de prospection n'est pas un tableau rempli. C'est un tableau où chaque ligne a un motif, une source et une date. Un tableur bien tenu vaut mieux que des outils de prospection où des champs restent vides.

Le CRM ne rend pas la fiche inutile : elle fixe quoi noter, le CRM dit où. Sans fiche, les équipes commerciales remplissent chacune les champs à leur façon, et les données ne se comparent plus.

Motif écrit, source, date : Scalon fournit une liste d'établissements où chaque ligne porte ces trois éléments. Vous montez encore ce travail à la main ? La page Scalon pour les commerciaux terrain et les équipes qui prospectent par téléphone ou par e-mail décrit comment recevoir un échantillon de 100 établissements qualifiés, gratuit et sans engagement.

D'où viennent les données d'une fiche prospect, et lesquelles éviter ?#

Les données d'une fiche prospect viennent de quatre sources, et chacune se note à côté de la donnée qu'elle fournit.

• Le répertoire des entreprises : SIREN, SIRET, activité déclarée, date de création.
• Le site de l'établissement : services, horaires, marques travaillées.
• Sa fiche en ligne et ses pages publiques sur les réseaux sociaux : photos, horaires à jour, signes d'activité récente.
• L'appel de qualification : ce que l'interlocuteur vous dit lui-même.

Noter plus de données n'améliore rien. En pratique : ne notez que les informations utiles à votre prospection, indiquez d'où vient chaque donnée qui nomme quelqu'un, et inscrivez tout refus dans la fiche pour ne plus relancer la personne. Le détail du référentiel de la CNIL est dans le bloc replié ci-dessous.

Une page centrée sur l'établissement ne nomme personne : une adresse, une activité, un effectif en tranche. Les champs qui nomment quelqu'un sont différents : nom du gérant, e-mail nominatif, ligne directe.

Ces champs relèvent de la protection des données personnelles. Selon la CNIL, les coordonnées d'une entreprise (standard, courriel générique) ne sont pas, en principe, des données personnelles ; un nom ou une adresse courriel nominative, si. Notez-les seulement s'ils servent l'appel.

Ce que dit le référentiel de la CNIL

La CNIL a publié un référentiel sur les fichiers clients et prospects. Il dit que ne peuvent être collectées que les données « nécessaires à la mise en œuvre de la finalité envisagée ».

Parmi les rubriques de ce texte, deux concernent une fiche prospect. La « vie professionnelle » : « Profession, catégorie économique, activité ». Le « suivi de la relation commerciale » : échanges, commentaires, personne en charge.

Ces rubriques correspondent aux lignes activité, historique et interlocuteur du tableau. Le référentiel précise qu'il « n'a pas de caractère contraignant » : ce sont des pistes de mise en conformité, pas une loi.

Deux règles du même référentiel s'appliquent à ces données nominatives.

Si les données viennent d'un partenaire, vous informez la personne « lors de la première communication ». Vous lui donnez les mentions prévues à l'article 14 du RGPD (règlement général sur la protection des données), c'est-à-dire la liste des informations à lui communiquer sur l'usage de ses données, et « la source d'où proviennent les données utilisées ».

Si une personne s'oppose à la prospection, sa demande doit être prise en compte de façon « systématique ». Le référentiel le dit pour le cas où vous vous appuyez sur l'intérêt légitime (l'une des bases légales prévues par le RGPD, c'est-à-dire l'une des raisons qui autorisent à utiliser des données personnelles). Notez ce refus dans la fiche pour ne plus relancer la personne.

Mettre à jour une fiche prospect, puis la supprimer à temps#

Une donnée vieillit. Le gérant change, l'établissement ferme, le numéro de téléphone n'est plus attribué. Une information vraie en mars peut être fausse en septembre. Notre guide du suivi client dans un CRM mesure ce rythme au registre Sirene : en deux ans, 1 établissement sur 6 a fermé.

La règle la plus simple : mettre à jour la fiche à la fin de chaque échange, avec la date. Le référentiel demande de prendre « toutes les mesures raisonnables » pour garantir l'exactitude des données. La mise à jour après chaque échange en est une.

Ces données ne se gardent pas non plus indéfiniment. Prenons un prospect qui n'est pas devenu client. Ses données « peuvent être conservées pendant un délai de trois ans à compter de leur collecte […] ou du dernier contact émanant du prospect ».

Autrement dit, le délai repart quand le prospect reprend contact avec vous ; votre propre relance ne suffit pas. La CNIL précise : un clic sur un lien d'un courriel vers le produit présenté compte comme un contact. La simple ouverture d'un courriel, non.

Au bout des trois ans, sans réponse positive et explicite de la personne, le référentiel prévoit de supprimer les données ou de les archiver. Les deux lignes du modèle, date de collecte et dernier contact venant du prospect, suffisent à repérer les lignes à purger. Sans contact de sa part, c'est la date de collecte qui compte.

Deux limites à garder en tête. Ce référentiel est un repère : il précise lui-même qu'il n'est pas contraignant. Et il vise les données de personnes : un champ « établissement » sans nom ni contact nominatif n'est pas le sujet.

Méthode#

Le chiffre sur le siège vient du test publié par Scalon le 14 octobre 2026 dans Trouver le SIRET d'une entreprise. Nous avons cherché 2 420 entreprises de France repérées sur Google, dont nous connaissions le bon SIRET, dans l'Annuaire des entreprises. Pour 18 % d'entre elles, ce SIRET, celui du lieu, n'était pas celui du siège. Les autres chiffres de l'article viennent des sources ci-dessous ou sont des exemples d'illustration.

Sources#

• SIRET, définition, Insee
• Donnée personnelle, CNIL
• Référentiel relatif aux traitements de données personnelles mis en œuvre aux fins de gestion des activités commerciales, CNIL
• Trouver le SIRET d'une entreprise avec son nom, gratuitement, Scalon (test du 14 octobre 2026)